Zapisnik osoblja i evidencija osoblja u malom poduzeću

finansije

U pravilu, u malom poduzeću,osobito kadrovska služba je iracionalna. Budući da je količina posla s osobljem u malim tvrtkama obično mala, osobna dokumentacija se dodjeljuje jednom od zaposlenika, najčešće tajnikom ili računovođom. A ovo je logično, stvarajući posebnu stopu u ovom slučaju jednostavno nije ekonomski isplativo.

Specifične značajke malih poduzeća su takve,da kadrovska evidencija može se svesti na minimalne dopustive količine, što odgovara sposobnostima i potrebama malih tvrtki, čime se samo najpotrebnije funkcije. Treba napomenuti da je osoblje rade u manjim organizacijama provodi uglavnom po potrebi, a ne kontinuirano, a svodi se na odabir i zapošljavanje, otpuštanje osoblja, upravljanje plaća i kontrole nad radne discipline, prioritetima praznika. Međutim, kadrovska politika ne gube svoju ključnu ulogu u stvaranju profesionalnog i kohezivnog tim.

Unatoč nedostatku specijaliziranog odjelaosoblje u malom poduzeću, nemoguće je zanemariti organizaciju upravljanja kadrovima. Dokumentacija osoblja, iako u smanjenom iznosu, treba provesti u skladu s utvrđenim pravilima i postojećim zakonodavstvom, a nužnost za to ne bi trebalo podcijeniti.

Pravno ispravna i racionalna organizacijauredski rad pruža optimizaciju cirkulacije dokumenata i smanjenje broja dokumenata, poboljšava učinkovitost osobnog rada. Upravljanje osobnim zapisima odnosi se na radne odnose. Čak je i minimalni popis dokumenata potrebnih za provođenje u malom poduzeću prilično velik. To su glavni dokumenti:

• narudžbe i nalozi za zapošljavanje;

• Osoblje;

• ugovori o radu;

• osobne iskaznice;

• narudžbe za blagdane;

Raspored praznika;

• narudžbe za prijenos na drugi posao, kombinirajući postove;

• otkazni nalozi;

• vremenski listovi;

• pravila unutarnjih propisa i radne discipline;

• odredbe za zaštitu osobnih podataka;

• radne knjige i knjigu njihove prijave;

• dokumentaciju o zaštiti radne snage.

Bilo koja osobna dokumentacija s ovog popisa imapravna i često komercijalna vrijednost, što potvrđuje važnost upravljanja i potrebu za pravilnom registracijom. Ovi dokumenti potvrđuju prava i obveze poslodavca i zaposlenika, te, ako je potrebno, postaju važni dokazi u spornim situacijama.

Dokumentiranje radnih odnosa pružamirovinskim, socijalnim i drugim jamstvima koje ruskim zakonom pruža zaposlenicima. Dokumentacija za osoblje služi kao osnova za izračunavanje plaća, naknada, bonusa, utvrđivanja osiguranja i radnog iskustva, izračuna mirovina, tako da je važan i odgovoran i neoznačen pristup izradi tih izvora. Neodgovoran stav prema upravljanju dokumentima može nepovoljno utjecati na dobrobit poduzeća i njegovih zaposlenika.

Nažalost, nedostatak profesionalnih časnika u malim poduzećima često dovodi do slabe kvalitete upravljanja kadrovima i, zbog toga, kršenja radnog zakonodavstva.

Da biste pomogli u uklanjanju takvih kršenja,kao što će ih otkriti radna ili porezna inspekcija, ili predstavnici fonda socijalnog osiguranja, mogu se revidirati. Revizija osobne dokumentacije daje niz radnji za provjeru ispravnosti izvršenja dokumenata i ispravnosti vođenja evidencije. Revizorima će dobiti stručnu procjenu rizika u slučaju otkrivenih kršenja i preporuke za optimiziranje HR evidencije kako bi se uklonili.

Optimizacija osobne dokumentacije ne možesamo kako bi se izbjegle kazne od inspekcijskih tijela, ali i povećala kontrola osoblja, kako bi se osigurala transparentnost radnih odnosa i zaštita prava svojih zaposlenika.